L'organisation d'un arbre de Noël par le comité d’entreprise

Calendrier, sélection d'un prestataire et d'une offre adaptée, contraintes logistiques... l'organisation d'un arbre de Noël par le comité d’entreprise ne s'improvise pas. Pour que la fête soit réussie, une forte implication des élus est nécessaire. Le CE doit porter une attention particulière au choix du lieu, à la sélection du type de spectacle et doit s’investir pour diffuser l’information aux salariés. Voici quelques conseils pour réussir son arbre de noël.


Source :
Officiel CE

Rituel de la vie de l'entreprise, l'arbre de Noël, souvent accompagné d'un spectacle ou d'une animation, est un moment privilégié pour accueillir les familles des collaborateurs dans les bureaux. Les comités d'entreprises, qui assurent l'organisation de l'événement, n'ont pas toujours le temps ni les ressources nécessaires pour le mener à bien. Passer par un prestataire peut alors faciliter le travail. Mais dans tous les cas, il faudra tenir compte de plusieurs paramètres pour s'assurer de la réussite de l'arbre de Noël.

Effectuer les premières démarches le plus tôt possible

Il est nécessaire de ne pas attendre la fin de l'année pour se préoccuper de l'arbre de Noël de l'entreprise. Particulièrement si le comité d’entreprise compte faire appel à un prestataire extérieur. Pour les plus gros événements, qui rassembleront plusieurs centaines de spectateurs, il faut approcher les prestataires dès le mois de janvier. En effet, salles et artistes les plus convoités n'ont qu'une brève période d'activité durant l'année, les arbres de Noël se déroulant généralement au cours des trois week-ends ou mercredis qui précèdent le 25 décembre. Leurs agendas sont donc rapidement remplis.

Pour les événements de moindre envergure, on peut attendre un peu plus longtemps, jusqu'au mois de juin. Attention, en octobre-novembre, il est déjà trop tard. L'offre devient alors très tendue et il est difficile de trouver chaussure à son pied.

Choisir la bonne formule en fonction de la taille de l’entreprise

Pour les plus gros événements, il peut être judicieux de passer par un prestataire billetterie pour des spectacles interentreprises, tels que les grands cirques, les parcs d’attraction ou les grands spectacles. Les tarifs pour les groupes nombreux sont souvent avantageux et cette solution épargne aux comités d'entreprise la gestion d'un spectacle dédié.

Pour des effectifs intermédiaires, entre 50 et 400 spectateurs, passer par un prestataire pour la réalisation d'un spectacle de Noël dans les locaux de la société, peut être une option pertinente et économique. A condition, bien sûr qu'un local (réfectoire, salle de séminaire...) puisse être mis à disposition.

Pour des effectifs plus réduits, avec moins d'une cinquantaine de spectateurs, l'organisation d'un spectacle peut s'avérer inadaptée. Ainsi, les CE, dont les moyens sont plus limités, peuvent se tourner vers d'autres solutions, notamment les animations déambulatoires, moins chères et qui ne mobilisent qu'un professionnel pour une demi-journée, contre deux minimum pour un spectacle. Atelier maquillage, sculpture sur ballons, échassier, clown ou Père Noël… l'éventail des prestations est large.

Penser à la logistique

Lorsque l'arbre de Noël a lieu dans les locaux de l'entreprise, il est nécessaire de prévoir une fiche technique détaillée à l'attention du prestataire. En effet, dans ce cadre plus informel, les gens ne s'inscrivent pas nécessairement. Il faudra alors veiller à évaluer correctement le nombre de participants, enfants et salariés.
L'espace, mais également les équipements mis à la disposition du prestataire sont à prendre en compte. Si, pour les événements d'envergure, les prestataires effectuent des repérages, ce n'est pas systématiquement le cas pour de plus petites prestations. Il peut être alors intéressant de faire appel à des artistes qui sont techniquement autonomes et proposent des spectacles et animations clés en main.

S'adapter au public

Entre trois et dix ans, les enfants n'ont naturellement pas les mêmes attentes. Il est donc primordial de connaître son public et envisager une prestation adaptée.Il est possible de choisir des spectacles destinés à de larges classes d'âge et à même de capter l'attention des petits et des plus grands.
On aurait presque tendance à l'oublier, mais près de la moitié des participants à l'arbre de Noël de l'entreprise sont les parents qui accompagnent leur progéniture. Il s'agit donc de faire cohabiter harmonieusement enfants et parents en s'assurant que l'espace des derniers n'empiète pas sur celui des premiers. Les enfants pourraient vite se sentir envahis et perdus au milieu des conversations professionnelles.

L'agencement de la pièce où l'événement aura lieu est donc un élément décisif de l'organisation. S'il y a une distribution de cadeaux à la fois aux enfants et aux parents, il faut penser à séparer nettement les endroits où les paquets des uns et des autres seront entreposés. De même, si certains parents apprécient, eux aussi, les bonbons et autres friandises, mieux vaut néanmoins placer les amuses-bouches et boissons de chacun sur des tables distinctes. N'oublions pas que les cacahuètes peuvent être dangereuses pour les plus petits et qu'un verre de cidre brut peut être facilement confondu avec du jus de pomme.

Si le comité d'entreprise souhaite embaucher des artistes ou des techniciens du spectacle, le Guso (anciennement Guichet Unique Spectacle Occasionnel), propose un service gratuit et obligatoire de simplification administrative. Fini la paperasse et le casse-tête des déclarations ! Proposé par les organismes de protection sociale du domaine du spectacle, ce dispositif simplifié de déclaration et de paiement des cotisations sociales est un service gratuit. Le service Guso est obligatoire depuis le 1er janvier 2004 !

Le Guso a pour objectif :
- de simplifier les démarches des comités d’entreprise
- de garantir au salarié artiste ou technicien de spectacle vivant une meilleure protection sociale,
- de lutter plus efficacement contre le travail illégal.

Si le comité d’entreprise fait appel à des musiciens ou diffuse de la musique enregistrée lors du spectacle, il doit effectuer obligatoirement une déclaration à la SACEM afin de régler les droits d'auteurs. Cet organisme traite de tout ce qui concerne la déclaration, la protection et la gestion d'oeuvre musicale.

• Guichet Unique du Spectacle Occasionnel (GUSO) : www.guso.com.fr
• SACEM: www.sacem.fr

 


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