Installer un distributeur automatique dans son entreprise

80 % des entreprises de plus de 100 salariés sont équipées de distributeurs automatiques. Aujourd'hui, plus de 50 % des déjeuners "hors foyer" sont pris au sein de la sphère du travail où l'on consomme surtout des boissons et des collations. La Distribution Automatique est la réponse adaptée à cette évolution car elle offre des solutions de praticité, de conservation, d'emballage dans l'univers du travail. Simple snack ou sandwich frais ? Café soluble ou dosette ? Et pour quels coûts ? Voici quelques conseils pour choisir la formule qui convient le mieux à chaque comité d’entreprise.


Source : Officiel CE

Les machines les plus courantes sont le distributeur automatique de boissons chaudes, notamment le café mais on trouve aussi des distributeurs de boissons fraîches avec des ingrédients comme l'eau, les fruits ou le thé, ainsi que les distributeurs de snacks, l'offre alimentaire étant de plus en plus diversifiée vers les produits frais comme les sandwichs, les produits laitiers, les biscuits ou les fruits et légumes.

Café, confiseries, boissons fraiches, sandwichs et même plats cuisinés... La distribution automatique répond à un besoin croissant dans l'entreprise. Mais l'offre de services est multiple, à l'image du nombre de prestataires opérant sur le secteur (1.200 en France selon le syndicat professionnel de la distribution automatique). Dépôt gratuit, gestion totale, vente, location : voici quelques conseils pour vous aider à opter pour la formule la plus adapté à votre comité d’entreprise.

Dépôt gratuit, gestion totale, vente, location ?

La gestion totale, une solution peu exigeante pour l'entreprise

La formule la plus répandue est celle de la gestion complète car elle repose sur un minimum d'engagement de la part du comité d’entreprise. Le distributeur automatique est la propriété du prestataire qui le place en dépôt gratuit dans les locaux d'une entreprise. Il l'entretient, l'approvisionne de manière régulière, généralement une fois par semaine, et se rémunère sur le prix des consommations. Le comité d’entreprise n'intervient que pour négocier avec le prestataire le nombre de distributeurs nécessaires et le prix unitaire de la consommation en fonction du nombre de salariés.

Le comité d’entreprise peut néanmoins faire le choix d'apporter une participation financière en payant par exemple la moitié du prix du gobelet. Ce choix conduit souvent à une hausse des volumes consommés et la facture adressée par le prestataire à l'entreprise tient alors compte d'une remise. La gestion totale convient mieux à des entreprises de plus de quarante salariés. Elle présente l'avantage de ne rien coûter au CE ou à l’entreprise si ils choisisent de ne pas apporter de participation financière.

Les petites entreprises (moins de quarante salariés) opteront plutôt pour un service de caféterie de bureau, plus souple. Une machine à café prédosée, de taille plus réduite qu'un distributeur automatique, est mise en dépôt gratuit par le prestataire. L'approvisionnement est directement géré par l'entreprise qui effectue, quand elle le souhaite, des commandes de café et de gobelets.

La location : un atout pour les comités d'entreprise

Un dérivé de cette formule est également proposé par certains prestataires : la location. Le distributeur automatique n'est plus la propriété du prestataire mais celle d'un organisme de financement spécialisé dans le leasing. L'entreprise, ou le cas échéant, le comité d'entreprise (CE), paie un loyer à cet organisme, confie la gestion au prestataire puis récupère le prix des consommations. Cette formule est prisée par les comités d'entreprise car elle leur permet de payer les loyers sur leur budget de fonctionnement, généralement excédentaires, et de comptabiliser les recettes sur leur budget dédié aux activités sociales et culturelles, souvent déficitaires.

Une alternative plus contraignante : l'achat

La formule la plus contraignante reste l'achat du matériel car elle nécessite un engagement de l'entreprise ou du CE pour assurer le suivi de l'approvisionnement et l'entretien de la machine. Un distributeur de petite taille (170 gobelets) coûte entre 1.800 et 2.000 euros mais ce prix peut monter à 5.000 euros pour du matériel plus sophistiqué (1.000 gobelets et possibilité de sélections multiples). Si ce choix présente l'avantage de la souplesse quant aux approvisionnements, il reste surtout adapté à la distribution de boissons chaudes, non concernées par les questions de péremption ou de respect de la chaîne du froid.

Le choix de l'assortiment

Si le choix des produits qui peuvent être proposés dans un distributeur automatique s'est théoriquement beaucoup étendu, il n'est pas toujours facile pour une entreprise de les obtenir tous. Ainsi, les prestataires n'acceptent pas toujours d'équiper des locaux avec des distributeurs de sandwiches et de plats cuisinés. Le matériel coûte cher, l'approvisionnement doit être quasi quotidien et les locaux du prestataire doivent être équipés d'une chambre froide.

Les solutions de paiement : monnayeur ou clef prépayée ?

La plupart des prestataires proposent différentes solutions de monétique à leurs clients.
Opter pour des cartes ou des clefs de paiement permet en particulier de résoudre les problèmes de monnaie que rencontrent les salariés de manière récurrente. Elles sont souvent délivrées gratuitement par le prestataire, moyennant une caution. Elles peuvent également être facturée une dizaine d'euros qui les crédite en échange du même montant et récupère la marge sur les consommations. Enfin, la solution de la carte ou de la clef permet au comité d’entreprise de gérer ses distributeurs à sa guise. Avec ce type de système, le CE peut rendre gratuits les cafés pris à certaines heures de la journée. Le comité d’entreprise peut également fournir une clef à crédit illimité tout en restant informé de son utilisation grâce à un fichier de suivi des consommations.

Avant de faire votre choix, il est conseillé de demander des devis à plusieurs prestataires opérant sur votre zone géographique. Le montant de la prestation ne doit pas être le seul critère : quelques pièges sont en effet à éviter.

L'emplacement d'un distributeur automatique doit ainsi être étudié à l'avance car son fonctionnement nécessite un branchement d'eau. S'il n'existe pas, seul un plombier peut l'installer.

Les montants des devis peuvent également beaucoup varier en fonction de certains critères. La présence éventuelle d'une clause de consommation minimum peut par exemple amener le prestataire à effectuer des remises. Mais si le volume de consommation conseillé par le prestataire est trop élevé par rapport aux besoins de vos salariés, vous pouvez être amené à payer la différence.

Enfin, si vous optez pour un approvisionnement en produits de qualité, n'hésitez pas à le faire apparaître noir sur blanc sur le contrat, au risque sinon de boire du café d'entrée de gamme pendant longtemps pour le prix d'une grande marque.

DA et développement durable

Si les initiatives ont émané d'abord des grandes entreprises internationales, les PME commencent elles aussi à s'engager dans une démarche de développement durable. Sur le terrain, la distribution automatique dispose de peu de marges de manœuvre pour intégrer ces nouvelles exigences environnementales, face à la nécessité de concilier cette nouvelle démarche avec des impératifs budgétaires toujours plus tendus.

Certains leviers sont possibles pour mettre en place une démarche progressive de développement durable :

  • Diversifier l’offre de produits avec des produits issus du commerce équitable ou de fabricants inscrits dans une démarche de développement durable.
  • Communiquer auprès des consommateurs sur l’origine des produits et le mode de production.
  • Réfléchir aux modes d’approvisionnement (palettes réutilisables…), aux modes de transport (gestion des tournées).
  • Utiliser des produits « verts » pour le nettoyage.
  • Dialoguer avec les fabricants de machines qui peuvent proposer des solutions pour économiser l’énergie.
  • Etudier la question de la gestion des déchets (tri…).

L'ensemble des bonnes pratiques qui commencent à être mises en place par tous, fabricants et gestionnaires, montre que les entreprises du secteur de la distribution automatique ont la volonté de prendre en compte les aspirations de notre société et affirment ainsi leur volonté de contribuer à une approche responsable de leur mission.

Les chiffres clés


Source : NAVSA

La Chambre syndicale nationale de vente et services automatiques, NAVSA, représente tous les acteurs de la distribution automatique, des fabricants aux gestionnaires. La mission de la NAVSA est de représenter et défendre les intérêts de ses membres et de la profession, au niveau national mais aussi européen ( NAVSA adhére à l'EVA, European Vending Association, basée à Bruxelles).

NAVSA compte plus de 300 adhérents qui représentent près de 70% du chiffre d'affaires de la profession. Face aux problématiques de santé publique, NAVSA a adopté en janvier 2006 une Charte Nutrition Santé dans laquelle elle incite notamment les professionnels à diversifier le contenu des machines afin de répondre aux attentes et aux besoins des consommateurs.

NAVSA est présidée depuis octobre 2006 par Joachim Mendes élu pour deux ans au cours de la dernière Assemblée Générale.



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